Optimaal horen én verstaan tijdens een hybride overleg,
wat komt daar allemaal bij kijken?

”Het is zo makkelijk, hybride vergaderen. Je kunt eenvoudig met elkaar in gesprek, het maakt niet uit of je op locatie bent of niet. Maar het is ook zó vermoeiend. En ik versta niet iedereen.”

Het is een opmerking die wij vaak horen als het om hybride vergaderen gaat. Als iemand gehoorverlies heeft, is hybride vergaderen een flinke uitdaging. Ook voor goed horende aanwezigen kost het vaak veel energie. Hoe kun je hybride vergaderen zo inrichten dat iedereen goed verstaan wordt en de vergadering ontspannen en succesvol verloopt?

Wat is hybride vergaderen?

Hybride vergaderen is de naam voor een overleg waarbij zowel mensen op een fysieke locatie als mensen online via een videoverbinding deelnemen. Om met elkaar te communiceren wordt gebruik gemaakt van een programma voor ‘videoconferencing’.

Voordat we van start gaan: we doen een poging iets uit te leggen dat ingewikkeld is. Dat komt door de vele schakels in het proces van hybride vergaderen. In elke schakel kan het misgaan, wat direct ten koste gaat van de kwaliteit van horen én verstaan. We richten ons op de belangrijkste punten voor slechthorenden om tot goede verstaanbaarheid te komen.

Basisvoorwaarde 1: Een goede en stabiele internetverbinding

Een goede en stabiele internetverbinding is de basis van een goede verstaanbaarheid. Is er een bedrade (ethernet)verbinding of een goede WiFi-verbinding, dan is de verstaanbaarheid voor andere deelnemers al gauw goed. Een slechte WiFi-verbinding zorgt daarentegen voor een slechte verstaanbaarheid.

Afbeelding 1: Invloed van de gebruikte internetverbinding van de deelnemers op afstand op de verstaanbaarheid voor deelnemers op locatie. Deelnemer 1 en 3 zijn optimaal verstaanbaar. Deelnemer 2 slecht en deelnemer 4 matig.

Afbeelding 2: Invloed van de gebruikte internetverbinding op locatie op de verstaanbaarheid voor deelnemers op afstand. Heeft de locatie een slechte internetverbinding, dan is de verstaanbaarheid voor andere deelnemers ook slecht. Controleer daarom van te voren altijd de kwaliteit van de verbinding op locatie en/of op afstand, eventueel via Speedtest.nl.

Basisvoorwaarde 2: Goede geluidskwaliteit

Microfoon

Naast de kwaliteit van de verbinding speelt ook de kwaliteit van microfoons en het aantal microfoons een rol, evenals de afstand van de stem tot een microfoon. Een grotere afstand en/of slechte microfoon kunnen vervorming van het stemgeluid geven, er kan achtergrondgeluid mee worden gevoerd of de akoestiek van de ruimte gaat meespelen.

In veel vergaderopstellingen wordt daarom gebruik gemaakt van een grensvlakmicrofoon. Dit is een kleine ronde microfoon die midden op tafel staat. De afstand tot de sprekers op locatie wisselt, zoals je op de afbeelding kunt zien. Voor de slechthorende medewerker die via een eigen laptop meedoet aan de vergadering en voor de deelnemers thuis, zal daardoor de verstaanbaarheid tussen de verschillende sprekers op locatie sterk wisselen.

Headset

Omgekeerd geldt dat ook voor de verstaanbaarheid van deelnemers die geen headset met microfoon gebruiken. Zij zullen minder goed verstaanbaar zijn dan deelnemers die dat wel doen. Daarnaast gaat bij gebruik van meerdere laptops in een ruimte het geluid rondzingen en is de vertraging van het geluid merkbaar. Ook dat is op te lossen met goede headsets. Het gebruik van goede headsets is dus absoluut aan te raden.

Ook op locatie is er een betere oplossing mogelijk dan een grensvlakmicrofoon. Wij leveren voor vergaderlocaties geavanceerde meerkanaals vergadersystemen, die zo zijn ingericht dat de verstaanbaarheid van de deelnemers op locatie geborgd is. In afbeelding vijf kun je zien hoe de inzet van zo’n systeem de geluidskwaliteit positief beïnvloedt.

Een goede geluidskwaliteit is belangrijk voor iedereen, maar essentieel voor het verstaan door slechthorende deelnemers en eventuele schrijf- of gebarentolken die aanwezig zijn.

Afbeelding 3: De verstaanbaarheid van de deelnemers op afstand voor de deelnemers op locatie hangt af van het gebruik van kwalitatief goede headsets of externe microfoons. Deelnemers met een kwalitatief goede headset of een externe microfoon vlakbij de mond zijn optimaal verstaanbaar. Deelnemers die de microfoon van een webcam of laptop gebruiken en/of in een rumoerige omgeving zitten, zijn slecht(er) verstaanbaar.

Afbeelding 4: Verstaanbaarheid van deelnemers op locatie voor de deelnemers op afstand – met grensvlakmicrofoon. Voor de deelnemers op afstand zijn de deelnemers op locatie die vlakbij de microfoon zitten beter verstaanbaar dan degenen die verder weg zitten. De deelnemers op locatie – mits deze goed horend zijn – zullen elkaar onderling wel goed verstaan.

Afbeelding 5: Verstaanbaarheid van de deelnemers op locatie voor de deelnemers op afstand – met meerkanaals vergadersysteem. Voor de deelnemers op afstand zijn de deelnemers op locatie optimaal te verstaan. Dat komt door de geavanceerde techniek van het meerkanaals vergadersysteem.

We hebben besproken hoe de kwaliteit van een internetverbinding en de kwaliteit van en afstand tot de microfoons basisvoorwaarden zijn voor een ontspannen en een succesvolle vergadering. Daarnaast zijn er een aantal algemene tips die we graag met je delen.

8 gouden tips om online en hybride vergaderen comfortabel te maken

Zoek een rustige, echovrije plek op om achtergrondgeluiden te voorkomen;
Zorg voor een goede en snelle internetverbinding zonder haperingen. Je kunt de snelheid van je internetverbinding testen met bijvoorbeeld Speedtest. Ook kun je kijken naar het WiFi-teken dat in beeld staat in je programma voor videoconferencing;
Schakel een camera en voldoende licht in, zodat jouw gezicht goed zichtbaar is;
Gebruik een headset om jouw stem duidelijk op te laten pakken als je online meedoet of goede microfoons die de stemmen van alle sprekers op locatie helder oppakken als je vanaf locatie meedoet;
Mute als je online meedoet de microfoon als je niet aan het woord bent om ruis te voorkomen;
Maak communicatieafspraken of benoem een gesprekleider die beurten geeft. Wees dankbaar als je een slechthorende collega in je team hebt: afspraken die gemaakt worden qua communicatie zijn voor iedereen fijn!
Las zo af en toe een korte pauze in om energiek de vergadering weer te verlaten;
Heb je nog moeite met verstaan? Maak dan gebruik van livetranscriptie via bijv. Teams. Deze kun je vinden onder de drie puntjes in je scherm en dan livebijschriften inschakelen. In andere programma’s kun je bijvoorbeeld de ondertiteling via Ava.me inschakelen.

Afbeelding 6: Screenshot van de locatie waar livetranscriptie in MS Teams ingeschakeld kan worden.

Tips voor de slechthorende tijdens een hybride vergadering

Onze acht gouden tips zijn voor iedereen in een online of hybride vergadering van toegevoegde waarde. Voor slechthorende medewerkers voegen we daar nog graag een aantal tips aan toe:

Als je gebruik maakt van spraakafzien, is een groot scherm een aanrader, omdat je dan de sprekers groter in beeld krijgt;
Geef aan wat jij nodig hebt om goed deel te kunnen nemen aan de vergadering en maak daar afspraken over in de communicatie-afspraken;
Zorg dat beeldbellen via een goede WiFi-verbinding verloopt of liever nog via een (bedrade) ethernetaansluiting.
Voor goede mogelijkheden tot verstaan en verstaan worden zijn er meerdere opties. Dit kun je gebruiken:
–          Een headset met kabel naar de laptop
–          Een bluetooth headset
–          Je hoorapparaten als headset. Dit kan via Bluetooth, soloapparatuur of via een streamer. Je hebt dan wel een rustige omgeving nodig. Een microfoon vlakbij jouw mond zorgt voor zuiverder en duidelijker geluid, aangezien dit het omgevingsgeluiden weg filtert.
Kijk met je audicien hoe het programma van je hoorapparaat is ingesteld, kijk mee op het scherm en leg uit hoe je wilt streamen, wat je nodig hebt om hybride te overleggen. Stream je met behulp van een MT-stand? Dan kun je kiezen voor een zuivere T-stand, zodat je minder last heb van omgevingsgeluiden. Maak je gebruik van directe streaming via Bluetooth? Je kunt vaak via een hoortoestelapp ervoor kiezen om omgevingsgeluid uit te zetten tijdens de streaming.
Gebruik een eigen laptop op de vergaderlocatie voor zowel beeld als geluid. Zorg ervoor dat je alle deelnemers via je laptop goed kunt verstaan en zet je eigen laptopmicrofoon uit om rondzingen te voorkomen. Heb je last van echo, pas dan tip vijf toe.
Gebruik je geen eigen laptop, dan kun je de verstaanbaarheid verbeteren door één microfoon van je soloapparatuur bij de luidspreker te leggen en één bij de deelnemers. Heb je bijvoorbeeld twee tablemics van Phonak? Dan kun je hier gebruik van maken.
Het meest optimale is een meerkanaals vergadersysteem, die je kunt koppelen aan het hybride systeem.

Met behulp van al onze tips kun je tot een ideale vergadersituatie voor iedere werknemer komen. Om het belang hiervan nog eens te benadrukken geven de volgende afbeeldingen weer hoeveel inspanning een slechthorende deelnemer in een hybride overleg moet leveren om tot verstaan te komen.

Afbeelding 7: Verstaanbaarheid van de deelnemers – voor de slechthorende deelnemer, zonder gebruik van een meerkanaals vergadersysteem. Voor een slechthorende deelnemer op afstand is verstaan van de oranje deelnemers op locatie extra inspannend. Voor een slechthorende deelnemer op locatie is het verstaan van de andere deelnemers inspannend en kost schakelen tussen het geluid van de deelnemers op afstand en op locatie veel energie.

Afbeelding 8: Verstaanbaarheid van de deelnemers – voor de slechthorende deelnemer, met gebruik van een meerkanaals vergadersysteem. Voor een slechthorende deelnemer op afstand is er een goede geluidskwaliteit voor het verstaan van de deelnemers op locatie. Voor een slechthorende deelnemer op locatie is er ook een goede geluidskwaliteit voor het verstaan van de andere deelnemers op locatie en hoeft er veel minder geschakeld te worden tussen verschillen in verstaanbaarheid. Dat komt door de geavanceerde techniek van het meerkanaals vergadersysteem.

Nog een laatste tip

In zowel grote als kleine organisaties komen slechte verbindingen voor. Betrek het als slechthorende daarom niet te snel op jezelf. Als je iets het niet goed verstaat, kan het liggen aan de (slechte) verbinding. Het allerbelangrijkste is bewustwording. Bij optimaal horen en verstaan spelen veel praktische en technische kanten een rol. Blijf informatie delen, blijf vragen.

We hopen je met al onze tips en technische kennis op weg geholpen te hebben rondom goed verstaanbaar hybride vergaderen. Heb je vragen over de inzet van onze meerkanaals vergadersystemen, neem dan gerust contact met ons op. We staan graag voor je klaar!

Over PlanPlan

Adviesbureau PlanPlan richt zich op hooroplossingen voor de werkplek en andere projectmatige oplossingen voor doven en slechthorenden. Ook adviseren we over oplossingen voor mensen met een zachte stem. Luisteren, horen en verstaan, daar draait het allemaal om in ons vak.

Onze hooroplossingen halen de stemmen van deelnemers tijdens een vergadering dichterbij. Je kunt op afstand inzoomen op een spreker of juist een hinderlijke stoorbron tijdelijk uitschakelen. We geven graag deskundig advies, afgestemd op jouw persoonlijke situatie.