Hybride vergaderen staat inmiddels bij velen al bekend als de nieuwe vergaderwerkelijkheid. Laat exact dat nou een prachtige kans zijn om te integreren met een inclusieve vergaderoplossing. Zowel collega’s met gehoorverlies als collega’s die zich om andere redenen graag meer focussen op het gesprek kunnen hierdoor aan vergaderingen deelnemen zonder hinder te hebben van omgevingsprikkels. Om deze win-win oplossing optimaal te benutten duiken we in dit artikel dieper in de essentie, raakvlakken, maar allereerst in het uitgangspunt. Lees je met ons mee?
Gebruik maken van inbreng en expertise van alle deelnemers
Om het uitgangspunt zo goed mogelijk te duiden kunnen we starten met een eindeloze opsomming van redenen over het belang van onze hooroplossingen. Wij kiezen er veel liever voor om onze gebruikers te laten vertellen wat er zo belangrijk aan is. Alous Spaanderman, werkzaam bij HH-Delfland, omschrijft het als volgt:
“Het gaat om wel of niet meedoen. Als je slecht kunt verstaan wat er gezegd wordt in een vergadering, kan je niet meedoen. Zo simpel is het. Een vergadering is hard werken: horen dát er wat gezegd wordt, kijken wíe er spreekt, luisteren naar wát die persoon zegt en dan ook nog daar iets van vinden, zodat je kunt reageren. Een vergadersysteem vergemakkelijkt het proces, zodat je veel sneller kunt reageren en er bijna geen verschil meer is tussen goedhorende en slechthorende deelnemers. Het is dus niet alleen een investering in het welbevinden van slechthorende medewerkers, maar ook in productiviteit en efficiency als een vergadering makkelijker verloopt en kennisdelen cruciaal is.”
On- en offline raakvlakken
De ervaring van Alous beschrijft heel duidelijk hoe intensief een vergadering voor een slechthorende of dove medewerker kan zijn. Ook voor de online deelnemers aan de vergadering is het belangrijk betrokken te blijven en goed te kunnen volgen wat er wordt gezegd. Goede geluidskwaliteit draagt bij aan ontspannen luisteren en zorgt tegelijkertijd voor minder vermoeidheid door het online vergaderen. De componenten die wij inzetten voor een excellent auditief vergadersysteem zijn hiervoor uitermate goed geschikt.
- Richtingsgevoelige microfoons zorgen ervoor dat de stem van de spreker(s) zuiver en van dichtbij wordt opgepakt. Dit is belangrijk voor een optimale signaal/ruisverhouding en dus voor de verstaanbaarheid.
- Een geluidsprocessor met o.a. automatische mixer zorgt ervoor dat het systeem volledig automatisch kan werken. De microfoon die wordt aangesproken gaat aan, de overige microfoons schakelen uit. Bediening van het systeem is dus niet nodig.
- Het meerkanaalssysteem zorgt ervoor dat een gesprek/discussie vloeiend doorkomt.
- Met behulp van limiters en levelers wordt gezorgd voor een evenwichtig geluid. Harde geluiden worden onderdrukt, zachte geluiden extra versterkt. Zo worden ook de deelnemers met een zachte stem goed verstaanbaar.
Combinatie met hybride vergadersysteem
Het auditieve excellente vergadersysteem kan eenvoudig worden gekoppeld op een standaard camerasysteem, zoals bijvoorbeeld Logitech, Cisco, Yealink of Polycom. De losse microfoons van het hybride systeem zijn dan niet nodig, er wordt namelijk gebruikt gemaakt van de richtingsgevoelige microfoons van het auditieve vergadersysteem zelf. Het systeem zorgt er ook voor dat de online deelnemers goed verstaanbaar zijn voor de fysiek aanwezige deelnemers met gehoorverlies. Zo kunnen collega’s met gehoorverlies zonder obstakels meedoen aan de vergadering. Hoe inclusief is dat!
Meer win-win!
De combinatie van een auditief excellent vergadersysteem levert meerdere win-win-situaties op:
- Optimaal luistergemak voor deelnemers met gehoorverlies èn deelnemers die om andere redenen gebaat zijn bij minder prikkels en meer focus;
- Goede geluidskwaliteit voor slechthorende deelnemers èn online deelnemers;
- Eén investering voor hybride vergaderen èn inclusie;
- Slechthorende deelnemers horen het beter èn voelen zich gehoord en betrokken.
De essentie
Een gecombineerde vergaderoplossing levert veel voordelen en mogelijkheden op. De essentie waar het ook nu om draait is: de erkenning dat de kennis en inbreng van alle medewerkers waardevol is en dat gelijkwaardig kunnen meedoen hiervoor essentieel is.
In Amsterdam opende in oktober vorig jaar de wethouder met veel enthousiasme één van de auditief excellente vergaderzalen van de Gemeente Amsterdam. Zij vroeg zich af waarom niet alle vergaderzalen zo’n systeem hebben. Die uitdaging gaan wij heel graag aan!
Wilt u naar aanleiding van bovenstaande informatie van gedachten wisselen over de mogelijkheden van een gecombineerde oplossing voor uw gemeente of publieksorganisatie? Neem dan gerust contact met ons op. We leggen u graag meer uit over de mogelijkheden