We vergaderen nog altijd minder op het werk en vaker online. Microsoft Teams, Zoom, Google Meet en Webex zijn onze nieuwe vergaderruimtes geworden. En als er – als uitzondering op de regel – wel aan “tafel“ wordt vergaderd, worden er vaak stoelen overgeslagen om aan de vereiste afstand te voldoen of worden er schermen tussen de deelnemers geplaatst. Voor een slechthorende zijn dat extra hindernissen om ontspannen te kunnen luisteren.
Basisregels voor online vergaderen
Natuurlijk, online vergaderen heeft ook voordelen voor slechthorenden. Zo moet er een betere structuur zijn en wordt er minder vaak door elkaar gekletst. Vooral omdat niemand het gesprek anders meer kan volgen. Iets wat een slechthorende al kende voor de Coronatijd! Bovendien moeten voor het beste verbindingsresultaat microfoons van deelnemers die niets zeggen worden uitgezet. Puur geluid dus, met voldoende rust. Wat dat betreft een ideale vergadersituatie voor een slechthorende.
Bij een online vergadering zie je echter ook het effect van vertraging in de verbinding. Sprekers moeten echt even op elkaar wachten om het gesprek vloeiend en prettig te houden. Deze rust geeft voor een slechthorende ook weer een voordeel. Er is meer tijd voor de auditieve verwerking. Als de deelnemers zorgen voor goed licht is er bovendien ook nog het voordeel dat je ziet wie er spreekt. Hiervoor moet dan wel worden ingesteld dat enkel de spreker in beeld komt.
Maar laten we eerlijk zijn, er zijn ook genoeg uitdagingen of problemen tijdens het online vergaderen te vinden. De ene na de andere vraag wordt meerdere keren gesteld om elkaar toch goed te begrijpen, of er blaft op de achtergrond een huisdier door het gesprek heen. Natuurlijk is er begrip van iedereen, we zitten immers met z’n allen in deze situatie. Toch zijn er een aantal punten waar je extra op kunt letten om een online vergadering ook voor slechthorenden zo geschikt mogelijk te maken.
De beste plek voor een online vergadering
De beste online vergadering bereik je door in ieder geval een snelle internetverbinding te hebben. Ga dichtbij je acces-point (WiFi) zitten als je draadloos werkt. Het is nog beter om je laptop met een ethernet kabel aan te sluiten op je router, als die mogelijkheid er is.
Gebruik je de microfoon van de laptop? Zorg dan dat het echt stil is in de ruimte waar je gaat zitten. Maar zorg ook dat de ruimte niet “hard” is. In een (open) keuken zijn veel harde materialen aanwezig. Soms ook in de huiskamer. Denk bijvoorbeeld maar eens aan plavuizen, strakke muren en plafonds. Dit hindert een goede (audio)communicatie.
Je stem zal voor de andere deelnemers hol klinken en is daardoor minder goed verstaanbaar. Maar ook als je luistert neemt de verstaanbaarheid af door de “harde” ruimte waarin je je bevindt. Qua akoestiek kun je eigenlijk het beste in de slaapkamer gaan zitten. De akoestiek is daar vaak veel beter! Het bed verkort de nagalmtijd. En vaak ligt daar ook vloerbedekking en hangen er gordijnen.
Ontvang het geluid direct op je oren
Veel online vergaderaars zijn de afgelopen maanden al overgestapt op een hoofdtelefoon of headset. Het voordeel van een headset is dat je het geluid direct op je oren krijgt. Bovendien is er geen terugkoppeling meer (geluid dat via de ruimte weerkaatst richting de microfoon), waardoor gesprekken soepeler verlopen. Als je dan toch in de keuken zit, zal de ruimte minder invloed hebben op de kwaliteit van het gesprek. In ons eerdere kennisartikel Effectief vergaderen op afstand voor slechthorenden schreven we er al over.
Wanneer je hoortoestellen draagt en je wil deze combineren met een headset, neem dan een exemplaar die ruim over je oren past. Ben je benieuwd welke headset hier geschikt voor is of wil je dit graag eerst eens uitproberen in de praktijk? Wij bieden je graag de mogelijkheid om er een uit te proberen met recht van retour als deze niet bevalt.
Plaats de microfoon dichtbij je mond
Veel thuiswerkers maken gebruik van de standaard microfoon die in een laptop verwerkt zit. Wanneer je kiest voor een headset met microfoon dichtbij jouw mond geeft ook dit voor de overige deelnemers een groot voordeel. In een “harde“ ruime moet je eigenlijk wel op deze manier werken. Je stem wordt dan namelijk direct opgepikt met zo weinig mogelijk bijgeluiden. Hoe dichter de microfoon bij de mond, hoe beter het is. Houd er hierbij natuurlijk wel rekening mee dat alleen jij gebruik maakt van deze headset, zodat je de Corona maatregelen kunt naleven.
Hybride vergaderen als nieuwe standaard
De komende jaren zal er steeds meer hybride vergaderd worden. Nu we het thuiswerken hebben ontdekt zal er geregeld een moment zijn waarbij een deel van je collega’s thuis zit, terwijl het andere deel op kantoor aanwezig is. Veel bedrijven hadden hier al voorzieningen voor om op deze manier met een andere vestiging te kunnen vergaderen. Zij maakten dan gebruik van één of meerdere microfoons die op de vergadertafel liggen of er in zijn verwerkt.
Bron: Alcatel Lucent Enterprise
Ten opzichte van de microfoon die bij de camera in zit was dat al een flinke verbetering. Veel bedrijven klagen echter steen en been over de slechte kwaliteit van deze manier van vergaderen. Niet zo gek natuurlijk. Wat thuis speelt qua akoestiek, is in een vergaderruimte ook van belang. Vaak voldoen deze ruimtes niet aan een goede basisakoestiek. Een onprettige en ook achterhaalde manier van vergaderen dus. Laat staan wat voor invloed dit op een slechthorende heeft! Nu er aanvullend ook nog corona schermen worden geplaatst en de afstand tussen de deelnemers groter is, is het verstaan van anderen helemaal niet meer te doen.
Het PlanPlan communicatiesysteem
Gelukkig hebben wij bij PlanPlan al veel eerder gekozen voor microfoons die in de buurt blijven van de spreker. Op deze manier pik je de stem van de deelnemers namelijk zo goed mogelijk op. Bovendien heb je dan zo min mogelijk last van een eventuele slechte akoestiek. Het plaatsen van Corona schermen kan dan ook probleemloos.
Bron: AD.nl
Als wij microfoons op tafel gebruiken, dan zijn dat altijd richtingsgevoelige microfoons. Zo wordt er optimaal geluisterd richting de spreker en niet naar de reflecties of andere geluiden van de gang of collega’s op de werkvloer. Bovendien verlopen gesprekken vloeiend van de ene microfoon naar de andere. Zonder dat je wat hoeft te missen van de overige deelnemers aan tafel. Je kunt het vergelijken met de praatprogramma’s, zoals M en Op1.
Bron: KRO-NRCV en Op1
Heeft u altijd al gedacht: waarom kiest men toch voor deze oplossing in omroepland? Dan weet u nu het antwoord. Ook wij doen, net als de televisiezenders, alles om een goede verstaanbaarheid te krijgen! Precies dat is wat een slechthorenden namelijk nodig heeft om een gesprek goed en ontspannen te kunnen volgen.
Hoe mooi zou het zijn om iets van deze rust straks ook in de fysieke vergaderingen op uw locatie vast te houden? We helpen u graag met de verbetering van uw vergaderopstelling. Of die nu op kantoor, online of hybride is. Bent u benieuwd naar onze ideeën en oplossingen? Neem gerust contact met ons op, we kijken graag samen naar de mogelijkheden.
Dit kennisartikel is geschreven door Guido Goedhart